2026年依规章制度开除员工怎样才合法？

一位宁波公司的HR负责人问我：公司有员工多次迟到、顶撞上级，想按规章制度直接开除，怎么做才能避免赔偿？

一句话结论：用人单位以严重违反规章制度解除劳动合同，必须确保制度内容合法合理、制定程序民主、已向劳动者公示、违纪事实清楚、处罚依据明确；任何一环缺失，都可能被认定为违法解除并支付赔偿金。

法律依据

《中华人民共和国劳动合同法》第四条：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条：劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：……（二）严重违反用人单位的规章制度的。

《中华人民共和国劳动合同法》第四十三条：用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。

核心要点

1. 制度内容必须合法合理。规章制度不得违反法律强制性规定，处罚措施应与违纪行为严重程度相匹配，不能随意扩大“严重违纪”范围。

1. 制定程序必须民主。涉及劳动者切身利益的规章制度，应经职工代表大会或全体职工讨论，并与工会或职工代表平等协商确定。

1. 必须向劳动者公示告知。通过入职培训、签收、OA公示、考试等方式告知员工，并保留证据。

1. 违纪事实必须清楚。用人单位对违纪事实承担举证责任，应保存书面确认、监控录像、邮件往来、证人证言等证据。

1. 解除前通知工会。有工会的企业，应将解除理由事先通知工会；未建立工会的，应履行相应的民主程序。

1. 解除通知应依法送达。采用当面送达、邮寄送达、电子送达等可留痕方式，确保员工收到。

边界条件

• 对同一违纪行为重复处罚后再解除，可能被认定为违法解除。
• 规章制度与劳动合同约定不一致时，劳动者有权请求优先适用合同约定。
• 劳动者处于医疗期、孕期、产期、哺乳期的，非因严重违纪，用人单位不得解除劳动合同。

可操作步骤

1. 全面审查规章制度条款，删除明显不合理或违法的处罚内容。
2. 补全民主程序记录，包括会议纪要、签到表、公示截图等。
3. 组织员工签收或培训，并保留签收单、培训记录。
4. 发现违纪行为后及时调查取证，固定证据链。
5. 将解除理由事先通知工会并听取意见。
6. 作出书面解除决定并依法送达，办理离职手续。

常见误区

误区一：制度写进手册就能开除。 错误。制度内容和制定程序均需合法，二者缺一不可。

误区二：严重违纪不需要证据。 错误。用人单位对违纪事实负有举证责任，证据不足将承担不利后果。

误区三：只要员工违纪就能零成本解除。 错误。若解除程序或依据违法，用人单位需支付赔偿金（2N）。

律师署名：王陆续律师，广东知恒（宁波）律师事务所

执业领域：劳动工伤