公司如何应对虚假报销问题？

虚假报销是侵蚀公司利益的“隐形蛀虫”。
虚假报销的本质是员工通过欺诈手段侵占企业财产，常见的有：
虚构报销事项：某制造业员工陈某伪造“外地客户拜访”行程，提交真实酒店发票，但发票日期与行程记录冲突，最终被法院认定“恶意欺诈”，企业合法解雇并追回损失8万元。
虚报报销金额：某互联网公司员工王某将个人聚餐费用混入公务招待，虚增金额1.2万元。因累计次数达5次，法院认定构成《刑法》271条“职务侵占罪”，判处有期徒刑6个月。
提供虚假凭证：2023年浙江的一个案例，员工李某使用PS伪造电子发票，因发票编号与税务系统记录不符被识破，公司单方面与其解除合同获法院支持。
这些行为不仅是直接造成经济损失，有机构测算过，大约占企业年利润的1.5%-3%，进一步还能引发刑事风险。
公司想在虚假诉讼的案子里获胜，主要就是在于证据链完整性与制度合规：
1.规章制度完备：尤其是规章制度的程序要合法，制定的内容很详实，但程序不合法的规章制度不会被采纳；
2.证明员工的主观恶意：员工会辩解是“操作失误”或者是偶发事件，但只要公司制度完善，执行能力强，收集几张连号票或者员工多次虚报记录都不会是太大的问题；
3.利用第三方证据：比如公司通过调取滴滴出行记录就能证明员工虚构差旅路线。
关于对虚假报销的合规管理，可参考以下：
设立报销制度，量化违规标准（如“单次虚报超1000元或年度累计超3次即解雇”）；规定员工需签署《诚信报销承诺书》；
使用技术，接入“全国增值税发票查验平台”，可以自动核验发票真伪；使用AI系统交叉比对报销数据（如差旅地点与发票开具地、时间与行程记录的矛盾）；
再次要有动态监控机制，每个月或者季度抽样审计，有家上市公司按10%比例抽查报销单，2023年曾追回资金120万元；
最后利用举报激励机制，设立匿名举报通道，比如给举报人查实追回金额的10%-20%。
公司发现虚假报销之后该采取什么行动呢？
冻结涉事员工报销权限，保留原始凭证；向第三方商户发函、调取消费记录；组建调查组，邀请员工申辩并记录；提前向工会提交解雇理由，听取意见。